Indledning
Denne politik for beskyttelse og behandling af personoplysninger, beskriver hvordan vi i Expand ApS behandler personoplysninger om vores kunder og klienter.
Grundlæggende indsamler og behandler Expand ApS personoplysninger i overensstemmelse med ICF Etiske Regler, Dansk Lovgivning og EU Persondataforordningens regler med virkning fra 25. maj 2018.
Datansvarlige i Expand ApS
Kontaktoplysninger
Annette Kledal & Christophe Kittel
A.P. Møllers Allé 9 C
2791 Dragør
Email: info@expand.nu
Annette mobil: +45 40 15 81 24
Christophe mobil: + 45 27 27 69 27
Formål med indsamling og behandling af persondata
Expand ApS indsamler almindelige persondata med det formål at:
- Indgå kontakter/aftaler og fakturere kunder og klienter, herunder opfylde lovkrav i forbindelse med bogføring og fakturering.
- Løse de opgaver, som kunder/klienter giver os, herunder facilitere gennemførsel af opgaver for tilbagevendende kunder.
- Dokumentere coaching timer over for International Coach Federation, ICF, for opretholdelse af international certificering.
- Opretholde ICF godkendelse af Expands coachuddannelser.
- At informere og kommunikere med vores kunder gennem nyhedsbreve.
Alle personoplysninger opgives af klienten/kunden selv.
Oprettelse på nyhedsbrevsliste sker gennem tilmelding på Expands hjemmeside eller ved at give skriftlig tilladelse til oprettelse.
Personoplysninger, som Expand ApS kan være i besiddelse af
Expand ApS registrerer og behandler kun almindelige personoplysninger som:
- Fornavn og efternavn
- Firma adresse og ved privatkunde – privat adresse
- Stilling
- Mobilnummer og hvis opgivet arbejdstelefon
- E-mailadresse
- Ean nr. hvis relevant
- Evt. en ATT person i virksomheden/organisationen til fakturamodtagelse
- Noter fra samtaler og opgaveløsning
- Klient coaching timeopgørelse (log)
Opbevaring og sletning af almindelige personoplysninger
Expand ApS opbevarer kun kunder/klienters personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til de oplyste formål oven for. Personoplysninger der ikke længere er nødvendige i forhold til oplyste formål bliver slettet eller anonymiseret.
Efter endt samarbejde og opgaveløsning sletter og destruerer vi:
- Alle noter i filformat og fysiske papirer fra coachingsamtaler og anden opgaveløsning.
Vi gemmer i maks. 5 år:
- Kundeoplysninger i forbindelse med fakturering, jf. Regnskabsloven.
- Coachingaftale/kontrakt.
- Timeopgørelse af klientcoaching (log).
- Dokumentation til ICF for opretholdelse af godkendelse af Expands coachuddannelse.
Vi gemmer:
- Samlet timeopgørelse af klientcoaching med formål at opretholde internationale certificering gennem ICF.
JTI og Insight personprofil
Såfremt en klient som en del af et forløb har udfyldt en online personprofiltest med efterfølgende personlig tilbagemelding gælder følgende:
JTI
Klientens JTI profil gemmes af vores leverandør, CFL, i 6 måneder, hvorefter den slettes i deres databaser og Annette Kledal har ikke længere adgang til den.
Annette Kledal har fra testdato og 6 måneder frem adgang til at se klientens resultat af JTI testen på onlinejti.com, hvor Annette Kledal har brugernavn og personlig adgangskode.
Annette Kledal vil kun tilgå eller på anden vis håndtere personprofiler til følgende formål:
- forberedelse og gennemførelse af workshops, personlig tilbagemelding eller anden lignende session, der omfatter de respektive profilmodtagere
- fremstilling af kopier af personprofiler til de respektive profilmodtagere.
Expand ApS gemmer ikke klientens profil og sletter evt. printede resultater efter endt coachingforløb.
Insight
Hvad angår alle Personoplysninger, der findes i Insights Online eller i en Personprofil, er Insights dataansvarlig, mens Expand ApS (distributør) og Christophe Kittel (Licensed Practioner) er databehandlere. Vi inviterer dig til at se på videoen om databeskyttelse fra Insights her:
Christophe Kittel vil kun tilgå eller på anden vis håndtere Personprofiler til følgende formål:
- forberedelse og gennemførelse af workshops, tilbagemelding eller anden lignende session, der omfatter de respektive Profilmodtagere
- fremstilling af kopier af Personprofiler til de respektive Profilmodtagere.
Expand ApS gemmer ikke klientens profil og sletter evt. printede resultater efter endt coachingforløb.
Kunder/klienters rettigheder
Kunder/klienter har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når Expand ApS behandler personoplysninger:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt format)
- Retten til indsigelse
Adgang, retning og sletning af egne personoplysninger:
Hvis kunder/klienter henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøges det om betingelserne er opfyldt, og i så fald gennemfører vi ændringer og sletning så hurtigt som muligt.
Videregivelse af kunde/klient oplysninger:
Expand ApS videregiver ingen kunde/klient personoplysninger til andre. Hvis videregivelse ønskes, vil det kun ske på anmodning fra kunden/klienten og når der er givet samtykke hertil.
På www.expand.nu er Expands Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger tilgængelig.
Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer i denne politik.
Kunder/klienter kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Expand ApS databehandling, ved at henvende sig til Expand ApS dataansvarlige.
Kunder/klienter kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed f.eks. Datatilsynet.
Expand ApS
Opdateret april 2020
